Xây dựng hình ảnh cá nhân qua 'Văn hóa email'

0 Thanh Niên Online

Đánh giá tác giả

Bạn muốn tăng cường uy tín của mình như một người cẩn trọng trong giao tiếp hay quan tâm đến việc sử dụng email để thể hiện hình ảnh của mình một cách tích cực nhất? Cuốn sách Văn hóa emailcủa tác giả Shirley Taylor sẽ giúp bạn tìm ra bí quyết cho riêng mình.

Văn hóa email: Xây dựng hình ảnh cá nhân qua email (Shirley Taylor, Mạnh Cường dịch) là cuốn sách giúp mỗi người tận dụng sức mạnh của thời đại số, tạo dựng hình ảnh cá nhân chuyên nghiệp.

Muốn sử dụng email hiệu quả, từ đó tạo dựng thành công cho hình ảnh cá nhân mình, theo tác giả Shirley Taylor, bạn cần hiểu thứ bạn đang dùng, nắm được tác dụng của nó.

Đó là sự linh hoạt: dễ dàng chuyển tiếp hay gửi hàng loạt bản sao của lá thư, kể cả việc đính kèm tài liệu vào thư cũng không khó khăn gì. Khả năng lan tỏa và kết nối chính là tính cách của một người chuyên nghiệp. Bạn có thể đính kèm mọi tập tin, miễn là người nhận có đủ phần mềm để mở các tập tin, bạn có thể đính kèm bảng tính, báo cáo, hình ảnh, trò chơi hay một đoạn phim - hầu như là mọi thứ.

Không bị xâm phạm: bạn có quyền quyết định khi nào sẽ đọc thư và khi nào thì trả lời lại. Cái gọi là tự do cá nhân chính là đây!

Có thể sắp xếp mức độ ưu tiên: khi bạn mở hộp thư của mình vào buổi sáng, việc đầu tiên mà bạn làm là ưu tiên các email có liên quan đến công việc trong ngày. Những công việc đơn giản hay khẩn cấp có thể được xử lý nhanh chóng trước khi tập trung vào các công việc nặng hơn hoặc không gấp. Sắp xếp email giúp tư duy của bạn đánh giá được mức độ quan trọng của các việc khác nhau, đem đến khả năng cân bằng nội tâm.

Xem lại lịch sử cuộc trò chuyện: đây là một tiện ích tuyệt vời, bạn có thể kéo xuống phía dưới để xem lại những thảo luận trước đó về chủ đề đang được bàn bạc. Những gì quan trọng không bao giờ mất đi.

Xây dựng hình ảnh cá nhân qua 'Văn hóa email' - ảnh 1
Việc sử dụng email chuyên nghiệp sẽ góp phần quan trọng vào thành công của công việc

s.g.b

Và người dùng email còn được khám phá nhiều lợi ích của nó ở môi trường kinh doanh khi đọc Văn hóa email để biết tận dụng email một cách triệt để và thiết thực.

Thế nào là email thiếu chuyên nghiệp?

Trong Văn hóa email: Xây dựng hình ảnh cá nhân qua email, Shirley Taylor chỉ ra một điều rất thú vị: cách để trở nên chuyên nghiệp hơn chính là cần biết thế nào là nghiệp dư. Đây là những biểu hiện của một email thiếu chuyên nghiệp được tác giả đề cập trong cuốn sách, để cải thiện cách viết email của mình:

Tiêu đề không rõ ràng: tiêu đề cần ngắn gọn (nhiều ứng dụng email sẽ tự động ẩn bớt phần tiêu đề quá dài) và cho biết tính chất nội dung của thư.

Không có lời chào hoặc lời tạm biệt: email không có lời chào hoặc không có tên của người viết ở cuối thư thường khiến người đọc mất cảm tình. Những quy chuẩn đơn giản về “lễ nghi” chào hỏi và kết thúc thư cần được ghi nhớ khi gửi email..

Lời lẽ tùy tiện: nhiều người dùng email sẽ khó chịu nếu phải nhận một lá thư kể lể tùy tiện, không nói rõ trọng tâm của lá thư là gì, các ý trong thư rời rạc, không kiểm tra lỗi chính tả, xem email như là một đoạn tán gẫu…

Bên cạnh đó, cuốn sách còn chỉ ra cho bạn những điểm thiếu chuyên nghiệp quan trọng nữa như: viết hoa, viết tắt lung tung; lỗi ngữ pháp, chính tả, dấu câu; hình thức xấu xí; “Cc” cho tất cả...

Nếu cái bắt tay hay ánh mắt khi giao tiếp có thể gây một ấn tượng mạnh mẽ về bạn và tổ chức của bạn trong mắt người khác, thì cách làm việc với email cũng vậy. Cho dù bạn đang viết một lá thư cảm ơn, biên bản cuộc họp, một hợp đồng hay bài giới thiệu bán hàng thì những gì ta viết đều ảnh hưởng đến cách mà người khác nghĩ về mình, cũng như ảnh hưởng đến hình ảnh tổ chức của mình. Thế nên như tác giả Shirley Taylor chia sẻ từ Văn hóa email, một email được soạn thảo tốt sẽ mang tính chuyên nghiệp, khiến người khác cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với bạn và muốn làm việc với bạn hơn; ngoài ra, nó còn giúp bạn đạt được kết quả mà bạn mong muốn.

VIDEO ĐANG XEM NHIỀU